Algemene ledenvergadering 20 Januari 2013

[Dennis Postma]

Verslag ALV 20 Januari 2013:

Eindelijk was het weer zover. De start van het nieuwe meeting seizoen.
Zoals elk jaar doen we dat met de Algemene ledenvergadering in combinatie met een leuke activiteit.

In de hoop het geweldige aantal bezoekers van vorig jaar te evenaren werd besloten wederom weer centraal in het land deze dag te gaan organiseren. Gezien de locatie ons vorig jaar uitstekend bevallen is is er voor gekozen om dit jaar dezelfde locatie te gebruiken, namelijk hotel Mitland te Utrecht.



Als activiteit is er dit jaar gekozen om te gaan karten bij de Kartfabrique te Utrecht.



Helaas konden we dit keer niet op een hele grote opkomst rekenen (16 personen). De onstuimige weersverwachting zal hier ongetwijfeld aan bijgedragen hebben. Des ondanks wat het een zeer nuttige vergadering.

Wat is er zoal besproken:
Uiteraard is het afgelopen clubjaar 2012 besproken.
Er zijn 4 clubmeetings georganiseerd met over het algemeen goeie bezoekers aantallen, met als uitschieter de ALV waar we 37 personen mochten verwelkomen.
Helaas hebben we voor het eerst ook een meeting af moeten lassen. Na een poll op het forum was het de bedoeling om te gaan buggy rijden. Helaas bleven de inschrijvingen toen het er op aan kwam uit.

In 2012 hebben we 1 clubpresentatie gehad. Dit was tijdens de RTC openingsmeeting waar we gelukkig op een zeer grote opkomst konden rekenen en Roy de Ridder er met de 1e prijs best of show vandoor ging.
Ook hebben we als club een bezoek gebracht aan de Pfingsttreffen in Gronau.

2012 hebben we helaas af moeten sluiten met 11 leden minder dan waar we 2011 mee afgesloten hebben. Echter mogen we met een totaal van 75 leden nog steeds niet klagen.

Gezien er steeds meer mensen actief zijn op Facebook, en dus ook menig Megane rijder, is er de RMC Facebook pagina aangemaakt. Dit blijkt toch wel een groot succes en heeft ons inmiddels zelfs een nieuwe clubsponsor opgeleverd.
Daarom is naast Dennis nu ook Benjamin aangesteld als beheerder van deze pagina. Door mooie foto's en leuke feitjes op deze pagina te zetten proberen we nog meer mensen te interesseren voor de RMC.

Eerder in het jaar kwam clublid Rogier met het idee van de auto van de maand. Wat houd dit in? Elke maand word er een auto van een clublid in het zonnetje gezet door deze met een foto op de frontpage van ons forum te zetten. Wanneer men op deze foto klikt word men doorverwezen naar de projectpagina van dit clublid. Momenteel word deze auto gekozen door het bestuur. Het is de bedoeling om de leden hierin te betrekken. Dit zou bijvoorbeeld kunnen door middel van een poll. Echter staan wij nog steeds open voor ideeën.

Zoals elk jaar is ook het financiële plaatje besproken. Voor het eerst was het de eer aan Matthew om dit te doen. Matthew heeft een zeer uitgebreid (en dus meer transparant) overzicht gemaakt van welke kosten we het afgelopen jaar gemaakt hebben, maar ook van wat er binnen gekomen is. Tevens is er door Colin inzichtelijk gemaakt wat er contant aanwezig was in de clubkas. Om dit verslag niet te onoverzichtelijk te maken plaats ik alleen het eindsaldo in dit verslag:

Begin saldo 2012:           €2.585,44
Totaal inkomsten:           €2.724,47
Totaal uitgaven:              €2.842,69

Eind saldo 2012:             €2.467,22

Totaal in clubkas:            €276,55

Gezien het aanzienlijke bedrag dat er in kas zit zal dit bijgeschreven worden op de clubrekening.
Voor de liefhebber van een uitgebreider overzicht is het mogelijk deze via de mail aan te vragen: dennispostma@meganeclub.nl.

Overgang clubjaar 2012 naar 2013:
Ook dit jaar zullen er een paar wijzigingen plaats vinden in het bestuur.
Rick Santbergen (meeting coördinator) en Colin Maas (clubwinkel en vicevoorzitter) hebben besloten te stoppen met het hun bestuursfuncties. Ook Dirk Kuipers (webmaster) heeft te kennen gegeven een stapje terug te willen doen.
Om die reden moesten wij opzoek naar geïnteresseerde clubleden om de functies op zich te willen nemen.
Na een uitvraag op het forum hebben wij de volgende leden in het bestuur mogen verwelkomen:

Roy:                          Meeting coördinator
Rohald Zuidmeer:       Clubwinkel + PR
Matthew Melssen:       Vicevoorzitter
Dante Gussoni:           Webmaster              (commissie)
Rebecca Fontijn:         Meeting coördinator  (commissie)

Zoals jullie kunnen lezen hebben we dit jaar 2 meetingcoördinatoren. In het verleden is gebleken dat dit een functie is die behoorlijk wat (vrije)tijd kost. Daarom is besloten deze taak te verdelen onder 2 personen. Roy en Rebecca zullen de meetings zoveel mogelijk proberen gezamenlijk te organiseren.

Matthew was al bestuurslid (penningmeester) en zal de taak van vicevoorzitter van Colin over nemen.

Het voltallige bestuur komt er dan als volgt uit te zien:

Voorzitter:                     Dennis Postma
Vicevoorzitter:              Matthew Melssen
Penningmeester:            Matthew Melssen
Meetingcoördinator:        Roy
Clubwinkel + PR:           Rohald Zuidmeer
Ledenadministratie:       Christian de Vriend

Website commissie:        Dante Gussoni
Meeting commissie:        Rebecca Fontijn

Moderator:                     Stefan van den Heuvel
Moderator:                     Benjamin Renon

Om er voor te zorgen dat Dante er niet geheel alleen voor staat zal Dirk op de achtergrond nog een ondersteunende rol gaan vervullen met betrekking tot het beheren van de website. De bedoeling is op termijn dat er naast Dante nog een 2e persoon gezocht word voor het beheren van de site.

Wij willen dan ook graag via deze weg Rick en Colin, maar ook Robin die op de achtergrond nog de nodige technische ondersteuning gaf voor het onderhouden van het forum, bedanken voor hun inzet in de afgelopen jaren.

2013:

Aandachtspunten:
Respecteer elkaar en elkaars eigendommen.
Helaas hebben we ook dit jaar moeten constateren dat er iemand de club verlaat omdat er achter de schermen (via pm of mail) vervelende berichten naar elkaar gestuurd worden.
Ook is het tijdens diverse meetings opgevallen dat er leden zijn die behoorlijk beledigende opmerkingen maakten over andermans auto (bijvoorbeeld tijdens de prijsuitreiking in Gronau). Dit heeft niet alleen geresulteerd in scheve gezichten naar de betreffende persoon maar ook naar de club. Dit komt het imago van de club en onze leden natuurlijk niet ten goede.
Wij verwachten echt niet dat je alles mooi vind en je mening voor je houd. Het enige wat wij vragen is dit op een nette en niet beledigende manier te brengen.

Er word door onze moderators en bestuursleden streng op toe gezien dat men zich hier aan houd. Indien nodig zullen er maatregelen getroffen worden.

Nogmaals, heb respect voor elkaar en elkaars eigendommen.

Algemeen:
Zoals elk jaar hopen wij meerdere Megane modellen te verwelkomen. Daarbij ligt onze focus dit jaar ook iets meer op de nieuwere Megane modellen. O.a onze huidige flyer wekt de suggestie dat wij alleen maar een tuningclub zijn. Tuning is echter maar een onderdeel van de club. Er is al gesproken over het idee om een nieuwe flyer in het leven te roepen. Daarop word de nadruk vooral gelegd op neutrale afbeeldingen (standaard auto's), de gezelligheid en de technische informatie die men kan vinden op ons forum.

Meetings:
Bij het organiseren van de meetings proberen we ons weer iets meer te spreiden in het land.

Clubwinkel:
We blijven werken door middel van inkoopacties.
De huidige voorraad clubkleding is nog in beperkte mate beschikbaar tegen dumpprijzen.
Er word momenteel gekeken naar de mogelijkheid om nieuwe shirtjes te bestellen. Om herkenbaar te zijn zal er voor de bestuursleden een apart shirtje komen.

Contributie:
Deze blijft ongewijzigd

Inschrijfgeld:       €12,50
Lidmaatschap:     €15,-
Sympathisanten:  €10,-

Sponsors:
We hebben Rohald gevraagd de lijst met clubsponsors na te lopen om te kijken in hoeverre deze nog actueel is. Zoals verwacht waren er een aantal sponsors die geen interesse meer hadden om clubsponsor te blijven. Maar er zijn er ook een aantal gebleven. Ook zijn er een paar sponsors die blijven maar onder een nieuwe naam. Verder hebben we ook een paar nieuwe sponsoren mogen verwelkomen.
Sponsors die gebleven zijn: Brezan, Carrec, Pijo, MCC en Cartrend.
Nieuwe sponsors:  Carvision, Unlimited tuning, Retrofitlab, Motke carstyle (voorheen Carparts tuning) en GoMaxx.com (voorheen Carstylling Oss).
Leuk om te vermelden is dat Carvision via de Facebook pagina bij onze club terecht gekomen is.
De sponsoren zullen allemaal een logo op de frontpage krijgen , deze zal door gelinkt worden naar een eigen topic waar alle gegevens van deze sponsoren te vinden zullen zijn.



Rick is met het idee gekomen om de korting die onze leden krijgen bij de sponsors beschikbaar te stellen voor alle forum gebruikers. De achter liggende gedachte is dat de kans groter word dat een sponsor via onze club/forum klanten binnen krijgt. Zo zou het dan voor bedrijven aantrekkelijker worden om sponsor te worden.
Dit idee heeft zo zijn voor en tegens. Om jullie ideeën hier over te peilen zal er op korte termijn een poll online komen waar in jullie mee kunnen praten over dit onderwerp.

Meeting kalender:
Uiteraard is er ook gesproken over de meeting kalender 2013. Deze ziet er als volgt uit:
20 Januari – ALV + Karten
10 Maart – Poll
23 Juni – Tourtocht (Zeer waarschijnlijk in Zeeland)
29 September – Jubileum meeting (12,5 jarig bestaan)
10 November – Afsluitmeeting

Presentaties:
7 April – Openingsmeeting RTC
19 Mei – Pfingsttreffen Gronau (D)
3 November – Afsluitmeeting RTC

Zoals jullie zien is het de bedoeling om voor de eerst volgende meeting een poll op te zetten waarbij jullie zelf een keuze kunnen maken uit een aantal aktiviteiten.
Voor de jubileum meeting word momenteel gekeken of er door collega clubs al gewerkt word aan een Franse auto dag. Mocht dit nog niet het geval zijn zal er gekeken worden naar de mogelijkheid om dit als RMC te gaan organiseren.
Wij proberen deze kalender zoveel mogelijk ongewijzigd te laten. Echter zijn alle data wel onder voorbehoud. Mocht het nodig zijn een datum te wijzigen zullen we dit idee eerst aan jullie voorleggen.
Tevens is er ook een kalender gepresenteerd met algemene meetings (geen RMC meetings). Deze overige meetings zullen ook op het forum onder de aandacht gebracht worden.

Wij hopen samen met jullie er weer een super gezellig jaar van te maken. Als we allemaal de besproken aandachtspunten in ons achterhoofd meenemen komt dit zeker goed.

Namens het gehele bestuur 2012 en 2013,
Mvg.

Dennis Postma